كيفية ادارة المستودعات والمخازن بنظام ERPNext

تعتبر إدارة المستودعات والمخازن أمرًا حيويًا لأي شركة تعتمد على سلسلة التوريد لضمان سير العمليات بكفاءة وفعالية.

واعتباراً لما يمثله ذلك من أهمية كبيرة، سوف نستعرض عبر شركة حوسبة  الشريك المعتمد لنظام ERPNext والمعتمدة من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك في السعودية كيفية إدارة المستودعات والمخازن و تحسين عمليات الإدارة لتحقيق أقصى استفادة من الموارد.

أهمية إدارة المستودعات والمخازن

تلعب المستودعات والمخازن دورًا حيويًا في تسليم المنتجات بشكل سليم وفي الوقت المناسب إذا تمت إدارتها بشكل صحيح، حيث يمكن أن تسهم في تقليل التكلفة وتحسين خدمة العملاء إلى جانب مميزات أخرى أهمها:

• تحسين التوزيع: يساعد نظام إدارة المستودعات في تحسين التوزيع وتقليل وقت التسليم.
• تقليل التكلفة: يمكن استخدام تقنيات الحوسبة لتقليل تكاليف التخزين وإدارة المخزون.
• تحسين دقة المخزون: يوفر الأتمتة وتقنيات تتبع المخزون بدقة عالية في تحديد مواقع المنتجات وتقليل خسائر المخزون.
• تحسين استخدام المساحة: يساعد البرمجيات المتقدمة في تحسين استخدام المساحة داخل المستودعات.

ماهو إدارة المخزون

تُشير إدارة المخزون إلى عملية تنظيم ومتابعة المنتجات والأصناف بطريقة تتناسب مع نشاط العمل،  ويُعد هذا المفهوم أساسيًا لضمان تحقيق أقصى استفادة من المخزون وتفادي الإضرار بالعمليات التشغيلية، كما يتضمن هذا المفهوم أيضًا تحديد الفترة الزمنية التي يجب فيها تخزين المنتجات وتحديث السجلات بشكل دوري. 

مشاكل إدارة المستودعات والمخازن:

تظهر بعض المشاكل في إدارة المخازن نتيجة لعدة نقاط يمكن تلخيصها كما يلي:

• عدم تحديد النقص في وقت مبكر يمكن أن يؤدي إلي تأخير عمليات التوريد، مما يؤثر على تلبية طلبات العملاء ويؤدي إلى تدهور العلاقات التجارية.
• المخزون المتعثر في المستودع الذي يجب بيعه بسرعة قبل انتهاء صلاحيته، ويتطلب متابعة دقيقة لضمان عدم تجاوز تاريخ الصلاحية.
• الإفراط في المخزون وعدم القدرة على البيع بسرعة، مما يؤدي إلى تجاوز الحد الأقصى وتراكم المخزون بدون إمكانية سريعة للبيع.

تقرير جرد المخازن:

يُعد تقرير جرد المخازن عملية تحليلية تهدف إلى تقدير الكميات المتاحة من المواد والمنتجات في المخزون الخاص بالمنظمة في نقطة زمنية محددة، ويشمل التقرير تسجيل المخزون الحالي للمنتجات الموجودة، مع التركيز على التحقق من الفروق بين الكميات المتوقعة والمخزون الفعلي.

وتتمثل أهمية تقرير جرد المخازن في التالي:

• يسهم تقرير جرد المخازن في التحقق من دقة عمليات التخزين والترتيب.
• يمكن للتقرير كشف أي أخطاء أو تلاعب في تسجيل الكميات، مما يحسن مستوى الدقة والموثوقية.
• توفير التكاليف وتجنب زيادة المخزون الزائد، الذي قد يؤدي إلى تكاليف إضافية مثل تكاليف التخزين الزائد والفاقد والاهتراء.
• يعزز تحكم المنظمة في مستويات المخزون، مما يحقق توازنًا أمثل بين الاحتياجات والتكاليف.
• تحسين عمليات التخطيط  لتحسين استراتيجيات التخزين وتخطيط الإنتاج بشكل أكثر فاعلية.

كيفية ادارة المستودعات والمخازن

تعد إدارة المخازن أمرًا حيويًا لأي شركة تهدف إلى ضمان فعالية سلسلة التوريد وتحقيق التشغيل السلس. تاريخيًا، كانت طريقة أوراق العمل هي الطريقة الرئيسية لإدارة المخازن، لكن مع تطور التكنولوجيا، أصبحت طريقة الباركود وبرامج المحاسبة هي الخيار الأمثل لتحسين الكفاءة وتقليل الأخطاء.

طريقة أوراق العمل:

تستند هذه الطريقة إلى استخدام الورق والقلم لتسجيل حركات البيع والشراء والوارد والمنصرف في المخازن. يتم تسجيل هذه الحركات في ورقة عمل وتُعتمد أيضًا في الجرد، ويتم تحديد كميات الأصناف بناءً على تخطيط إدارة المخزون من خلال الأوراق، ولكن هذه الطريقة لها عيوب منها نقص الدقة، واحتمالية الأخطاء البشرية، خاصة مع زيادة حجم الإنتاج وتنوع المنتجات.

طريقة الباركود:

هذه الطريقة تُعتبر فعالة وأمثل لإدارة المخازن، حيث تعتمد على تكنولوجيا الباركود و يتم وضع أرقام ملصقة على المنتجات ليقوم الماسح الضوئي بقراءة الباركود ويرسل البيانات إلى برنامج المحاسبة الذي يُدار بشكل آلي، كما تشمل أيضاً المميزات الآتية:

• سرعة العمل: يسمح بتسريع عمليات الإدارة من خلال إجراءات أتمتة مثل (الإضافة، الصرف، الارتجاع، التسوية الجردية).
• الدقة: يقلل من الأخطاء بفضل قراءة البيانات التلقائية، ويسهم في تحسين دقة المخزون.
• تقليل الأخطاء البشرية: يُقلل من احتمالية الأخطاء البشرية التي قد تحدث في طريقة أوراق العمل.
• توليد تقارير فورية: يُمكن من إنشاء تقارير دقيقة في أي وقت، مما يسهل اتخاذ القرارات السريعة. 

احصل على أفضل طريقة لإدارة المخازن

يُعتبر نظام ادارة المخازن والمستودعات الذي توفره شركة حوسبة أداة مهمة وقوية لإدارة كامل حركة الأصناف بين المستودعات، وتقييم دقيق للمخزون، بالإضافة إلى هذه المميزات:

• بطاقة تعريف الصنف: يوفر البرنامج بطاقات تعريف مفصلة لكل صنف، تشمل معلومات مثل التصنيف، الوحدات القياسية، ومعلومات أخرى ذات صلة.
• صرف وإضافة المخزون: يتيح للمستخدمين تسجيل عمليات صرف وإضافة المخزون بسهولة، مما يسهم في تتبع حركة الأصناف بدقة.
• إدارة المستودعات: يقوم بتنظيم المستودعات ويتيح للمستخدمين تحديد مواقع محددة لكل صنف، مما يساعد في تحديد مكان كل صنف في المستودع.
• الأصناف المجمعة: يوفر إمكانية تجميع الأصناف المشابهة تحت فئة واحدة لتسهيل التصفح وإدارة المخزون.
• معالج التكلفة النهائية: يقدم تقييمًا دقيقًا لتكلفة الأصناف بما في ذلك التكاليف الإضافية.
• سندات استلام المشتريات وتسليم المبيعات: يسهل عمليات تسجيل سندات الاستلام وتسليم المبيعات لتسهيل عمليات المحاسبة والتتبع.
• القواعد الضريبية للمبيعات والمشتريات: يتيح للمستخدمين ضبط القواعد الضريبية المتعلقة بالمبيعات والمشتريات بما يتناسب مع متطلبات الضرائب.
• الباركود والرقم التسلسلي: يدعم استخدام الباركود والأرقام التسلسلية لتسهيل عمليات التعرف على الأصناف وتتبعها.
• إدارة الدفعات وتاريخ الصلاحية: يمكن تسجيل الدفعات وتتبع تواريخ الصلاحية لضمان أمان المنتجات.
• وحدات قياس متعددة: يتيح للمستخدمين تحديد وحدات قياس متعددة لكل صنف، مما يسهم في مرونة إدارة المخزون.

باختصار، برامج ERPNext لشركة حوسبة أداة شاملة لإدارة المخازن والمستودعات بفعالية وتحقيق دقة عالية في تقييم المخزون، احصل الآن علي هذه الأنظمة المعتمدة من هيئة الزكاة والضريبة وتمتع بتجربة مجانية وباقات مميزة لمؤسستك او شركتك.

أهم الأسئلة الشائعة حول كيفية ادارة المستودعات والمخازن

كيف يتم ادارة المستودعات؟

• تحديد الأولويات: تحديد السلع ذات الأولوية العالية لضمان توفرها وسهولة الوصول إليها.
• تكنولوجيا المعلومات: استخدام أنظمة إدارة المستودعات (WMS) لتتبع الأصناف، وتحسين الكفاءة، وتقليل الأخطاء.
• دوريات المستودع: تنظيم فحص دوري للمستودع للتحقق من دقة السجلات وتحديث المخزون.

كيف تصبح مدير مخازن ناجح؟

• فهم الأعمال والسوق: يتعين على مدير المخزن فهم العمليات التجارية للشركة ومتطلبات السوق لتلبية احتياجات العملاء.
• اعتماد التكنولوجيا: استخدام أحدث التقنيات وأنظمة إدارة المخزون لتحسين الفعالية والدقة.
• التخطيط والتنظيم: وضع خطط استراتيجية للتخزين وتنظيم المستودع بطريقة تعكس أفضل ممارسات إدارة المخازن.

ما هي أهم ثلاثة معايير للتخزين؟

• تقسيم الأصناف: تقسيم الأصناف إلى فئات استنادًا إلى معايير مثل تردد الطلب والحجم.
• الترتيب الجغرافي: تحديد مواقع للسلع بناءً على التسلسل الجغرافي لتسهيل الوصول وتقليل وقت البحث.
• التوزيع الفعّال: تنظيم المستودع بشكل يسمح بتدفق فعّال للمواد وتجنب تجمعات غير ضرورية.