أنواع الجرد الدوري والمستمر

يعد الجرد الدوري والمستمر جزءًا مهمًا من إدارة المخزون والحفاظ على توازن الأصول والتأكد من توافر الموارد اللازمة للمنظمة. 

لذلك في هذه المقالة، سنناقش عبر شركة حوسبة المعتمدة من هيئة الزكاة والضريبة في السعودية أهمية الجرد الدوري والمستمر وأهم الاختلافات بينهما.

مفهوم الجرد وأهم أنواعه

يُعرف الجرد كنظام وطريقة لرصد محتويات المخازن، حيث يتم التحقق الفعلي من الكميات الموجودة في المستودعات والمخازن، ويتم ذلك من خلال مقارنة الكميات المحددة في المستندات الرسمية مع الكميات الفعلية، وكذلك التحقق من حالة المواد المخزنة، وينقسم الجرد إلى هذه الأنواع التالية:

•  الجرد الدوري.
• الجرد المستمر.
• الجرد السنوي.
• الجرد المفاجئ.

الجرد الدوري

الجرد الدوري يعد أسلوبًا محاسبيًا يمكن من خلالها للشركات تحديث سجلات المخزون بانتظام، سواء كانت هذه الفترات أسبوعية، شهرية، ربع سنوية، أو سنوية، وتقوم الشركة بحساب المخزون الفعلي وتسجيل جميع مشتريات البضائع في حساب المشتريات. 

يعتبر حساب تكلفة البضاعة المباعة مؤشرًا محاسبيًا ذا أهمية استراتيجية، حيث يتجلى الهامش الإجمالي للشركة بعد استبعاده من الإيرادات، ولحساب تكلفة البضائع المباعة في إطار الجرد الدوري، يتم استخدام هذه المعادلة:

تكلفة البضاعة المباعة= تكلفة إنهاء المخزون – تكلفة مشتريات المخزون + بداية رصيد المخزون

الجرد المستمر:

يعتبر الجرد المستمر من الطرق الحديثة التي تساعد في تحديث سجلات المخزون بفاعلية في الوقت الحقيقي، ويتميز بالنقاط التالية:

• تحديثات تلقائية:
  يتم تتبع أرصدة المخزون باستمرار بواسطة نظام يعتمد على التكنولوجيا الحديثة، ويتم تحديث السجلات تلقائيًا عند شراء أو بيع أو إرجاع منتج، مع تحقيق دقة عالية في التحديثات.
• سهولة التحكم:
  يوفر الجرد المستمر سهولة في مراقبة حساب المخزون للشركة، حيث تُسجل كل عملية شراء فورًا في قاعدة البيانات، مما يسهل تتبع الأصناف وتحديثها بشكل مستمر.
• تسجيل شامل:
  يتم تسجيل كل عنصر في المخزن بشكل شامل، مع توثيق معلومات حول عملية الشراء وتكلفة البضائع المباعة بشكل مستمر.
• تصنيف وتحديد:
  يُخصص رقم تسلسلي لكل عنصر في المخزن لتسهيل تصنيفه وتحديد مدى بقائه وسهولة الوصول إليه في الحالات الضرورية.

الجرد السنوي

الجرد السنوي يمثل إحدى أنواع عمليات الجرد ويتم تنفيذه مرة واحدة في السنة، حيث تقوم الشركة بتحليل وتقييم كل مكونات المخزون الخاص بها، كما يشمل الجرد السنوي عدة خطوات تهدف إلى فحص دقيق للمخزون وتحديد الفروق بين المخزون المحسوب والفعلي، وتتمثل أهمية الجرد السنوي فيما يلي:

• تصحيح الأخطاء: يمنح الجرد السنوي الشركة فرصة لتصحيح أي أخطاء قد تكون قد حدثت خلال الفترة السابقة في سجلات المخزون.
• تقييم القيمة: يُمكن الجرد السنوي من تقييم القيمة الإجمالية للمخزون، مما يُسهم في فهم القيمة المالية للأصول المخزنة.
• ضبط الإجراءات: يساعد الجرد السنوي في تقييم فاعلية إجراءات إدارة المخزون والتحقق من مدى ملاءمتها وفاعليتها.

الجرد المفاجئ

الجرد المفاجئ هو نوع خاص من عمليات الجرد يتم تنفيذه دون سابق إنذار أو تحذير مسبق للعاملين في المخزن بهدف فحص الجوانب المالية والإدارية للمخزن بشكل غير منتظر للتحقق من دقة السجلات وتجنب أي نوع من أنواع التزوير أو الإهمال، وتبرز أهمية الجرد المفاجئ في النقاط التالية:

• التحقق من النزاهة: يعزز الجرد المفاجئ الشفافية ويحقق مستوى إضافيًا من النزاهة في إدارة المخزون.
• تحفيز الالتزام: يشجع الجرد المفاجئ على الالتزام بقواعد وإجراءات إدارة المخزون، حيث يكون العاملون على دراية بأن الجرد قد يحدث في أي وقت.

الفرق بين الجرد الدوري و المستمر

قبل اتخاذ قرار حول نظام الجرد المناسب لإدارة مخزون شركتك، يجب فهم الفروق الرئيسية بين الجرد الدوري والجرد المستمر:

1. إدخالات الإغلاق:

الجرد الدوري: يتطلب إدخالات إغلاق لتحديث سجلات المخزون في نهاية فترة محاسبية.

الجرد المستمر: لا يحتاج إلى إدخالات إغلاق، حيث يتم تحديث المخزون فور حدوث عمليات الشراء والبيع.

2. تكلفة البضائع المباعة:

الجرد الدوري: يحسب تكلفة البضائع المباعة في نهاية الفترة المحاسبية.

الجرد المستمر: يتيح حساب دقيق لتكلفة البضائع المباعة فور حدوث كل عملية بيع.

3. الطريقة:

الجرد الدوري: يعتمد على حسابات يدوية لتقييم المخزون.

الجرد المستمر: يعتمد على نظام حاسوبي لتتبع المنتجات في الوقت الفعلي.

4. الحسابات:

الجرد الدوري: يتم إضافة إدخال تكلفة البضائع المباعة عند إجراء جرد مادي بنهاية الفترة.

الجرد المستمر: تسجل عمليات الشراء في تحديث إدخالات الجرد بشكل فوري.

5. الاستخدام:

الجرد الدوري: يُستخدم للتحقق من تطابق الوحدات المتاحة مع السجلات في نهاية الفترة.

الجرد المستمر: يُستخدم للتحديث المستمر للمخزون، مما يعزز دقة السجلات.

6. التكلفة:

الجرد الدوري: تكلفة منخفضة ويتطلب قليلاً من الموظفين.

الجرد المستمر: تكلفة أعلى نظرًا لاستخدام التكنولوجيا والموظفين المتخصصين.

7. حفظ السجلات:

الجرد الدوري: تحديث سجلات الجرد بشكل دوري.

الجرد المستمر: تحديث سجلات الجرد باستمرار بفضل نظام الجرد الآلي.

ما هي قيود الجرد الدوري والمستمر

سنلقي نظرة الآن على قيود الجرد الدوري والجرد المستمر لفهم التحديات التي قد تواجه الشركات في تنظيم وتتبع مخزونها، وهي كالتالي:

قيود الجرد الدوري:

• استهلاك الوقت والعمالة: يتطلب وقتًا طويلاً وعمالة كثيفة لإجراء الجرد الدوري.
• عدم توفير معلومات في الوقت الفعلي: لا يقدم معلومات فورية حول المخزون وتكلفة البضائع المباعة، مما يؤثر على دقة البيانات المحاسبية.
• عرضة للأخطاء: يعتمد على الإدخال اليدوي للبيانات، مما يزيد من فرص الأخطاء ويؤثر على دقة السجلات.

قيود الجرد المستمر:

• التكلفة المرتفعة: يحتاج إلى استثمار كبير في الوقت والمال للإعداد والصيانة.
• التنفيذ المعقد: يتطلب نظاماً معقداً وإدخال بيانات كبير، مما يزيد من فرص الأخطاء.
• تبعية التكنولوجيا: يعتمد بشكل كبير على الأنظمة الآلية، مما يزيد من التحديات في حالة فشل التكنولوجيا.

كيف تساعدك برامج محوسبة في جرد المخازن والمستودعات

يتمتع نظام إدارة المخزون لشركة حوسبة بعدة مميزات تساهم في تحسين عمليات الجرد الدوري والمستمر، إليك بعض المميزات البارزة لهذا النظام:

• بطاقة تعريف الصنف: يوفر بيانات مفصلة حول كل صنف في المخزون، مما يتيح للمديرين فهم مواصفات المنتج ومتابعته بشكل دقيق.
• صرف وإضافة المخزون: يتيح تسجيل عمليات صرف وإضافة المخزون بسهولة، مما يضمن تحديث السجلات بشكل دقيق وفوري.
• إدارة المستودعات: يتيح تنظيم ومتابعة المنتجات في المستودعات بشكل فعال، مما يسهل الوصول إلى المخزون وتحسين عمليات الاستلام والتسليم.
• الأصناف المجمعة: يمكن تجميع الأصناف ذات الصلة لتسهيل إدارة مخزون المنتجات المتشابهة أو المترابطة.
• معالج التكلفة النهائية: يحسب تكلفة البضائع المباعة بشكل دقيق، مما يسهم في تحديد هامش الربح بشكل صحيح.
• سندات المشتريات والمبيعات: يوفر وثائق دقيقة لعمليات المشتريات والمبيعات، مما يسهل التحقق وإجراءات المراجعة.
• القواعد الضريبية: يتماشى مع قوانين الضرائب المتعلقة بعمليات المبيعات والمشتريات، مما يسهل التقديم الدقيق للتقارير الضريبية.
• الباركود والرقم التسلسلي: يدعم نظام الباركود والأرقام التسلسلية لتحديد وتتبع المنتجات بكفاءة.
• إدارة الدفعات وتاريخ الصلاحية: يتيح تتبع الدفعات وتاريخ الصلاحية، مما يقلل من فاقد المخزون ويحسن إدارة الجودة.
• وحدات قياس متعددة: يتيح استخدام وحدات قياس متعددة للمنتجات، مما يسهم في تسهيل الإدارة الفعالة للمخزون.

بشكل عام، تساعد أنظمة ERPNext لشركة حوسبة لإدارة المخازن والمستودعات في تحسين كفاءة عمليات الجرد الدوري والمستمر، مما يؤدي إلى تحسين التحكم والدقة في إدارة  المخزون لديك.

أسئلة شائعة حول الجرد الدوري والمستمر

ما هي أنواع الجرد؟

1. الجرد الدوري.
2. الجرد المستمر.
3. الجرد السنوي.
4. الجرد المفاجئ.

ما هي شروط الجرد؟

• وضع خطة محكمة لعملية الجرد تشمل تحديد الموظفين المشاركين والجداول الزمنية.
• توثيق جميع عمليات الجرد بشكل دقيق، بما في ذلك تسجيل النتائج وتحديث السجلات.
• استخدام أنظمة الباركود والتقنيات الحديثة لتسهيل وتسريع عمليات الجرد.

ما هي قيود الجرد المستمر؟

• تكلفة التنفيذ: يتطلب استثمارًا كبيرًا في الوقت والمال لتنفيذ نظام الجرد المستمر وصيانته.
• إدخال البيانات: يحتاج النظام إلى إدخال دقيق للبيانات، وقد يكون عرضة للأخطاء إذا لم يتم إدارته بعناية.
• تحديث البيانات: يتطلب تحديثًا دوريًا للبيانات للحفاظ على دقة النظام وتفادي الأخطاء.